Расходы

Расход — это любое движение наших денег по проекту: закупка материалов, оплата работ субподрядчику, услуги, аренда техники. Расход всегда привязан к конкретному проекту или подпроекту и к статье расхода (категории) — по статьям потом считается план/факт в бюджете.

У расхода два независимых статуса:

• Статус согласования — На согласовании → Согласован (или Отклонён). Решает: можно ли вообще тратить эти деньги.
• Статус оплаты — Не оплачен → Частично → Оплачен. Решает: деньги уже ушли поставщику или ещё нет.

Это намеренно разделено: один и тот же расход может быть согласован (все ответственные подтвердили, что деньги тратим) и при этом не оплачен (счёт ещё не в работе у бухгалтерии). И наоборот — пока расход «На согласовании», его нельзя оплачивать, даже если поставщик торопит.

Расход начинает учитываться в финансах проекта как «потрачено» с момента, когда он согласован — независимо от того, оплачен он уже или нет. Это та точка, когда деньги «считаются обещанными» и попадают в факт по бюджету и в финансовую сводку.

Список расходов

Раздел Расходы в меню — все расходы компании; таб «Расходы» в карточке проекта — расходы конкретного проекта и его подпроектов.

Сверху — фильтры по статусу согласования и оплаты. По каждому расходу видно дату, номер счёта/договора, описание, поставщика, статью и сумму.

Создание расхода

Кнопка «+ Новый расход» открывает форму. Если открыть её с таба «Расходы» конкретного проекта — этот проект уже подставлен.

Поля:

• Проект — на какой узел дерева вешается расход. В списке есть и подпроекты — расход можно завести на любой уровень.
• Статья расхода — категория из справочника (Материалы / Сантехника, Работы / Электрика и т.п.).
• Поставщик — контрагент, которому платим (необязательно).
• Документ — номер счёта-фактуры или договора.
• Срок оплаты — до какой даты нужно оплатить.
• Сумма — обязательно.
• Описание — что именно покупаем; это видят те, кто будет согласовывать.
• Документы — можно приложить файлы (счёт, фото).

После сохранения расход создаётся со статусом «На согласовании», и система автоматически строит цепочку согласования — см. следующий раздел.

Изменение суммы

Сумму и описание созданного расхода ещё можно поменять. Но изменение суммы пересбрасывает согласование: расход снова уходит «На согласование» и проходит цепочку заново — состав согласующих мог поменяться.